Business Partner je osoba, organizácia, skupina osôb alebo skupina organizácií, v ktorých má spoločnosť obchodný záujem.
Tento objekt je možné použiť na rôzne obchodné transakcie. Používa sa najmä pri spracovaní objednávok a tiež sa používa na vytváranie predajných aj nákupných objednávok. Pre užívateľov, ktorí pracovali v SAP ERP, obchodný partner SAP nahrádza kmeňový záznam zákazníka alebo dodávateľa, ako aj všetky ostatné partnerské objekty (napr. zamestnanca, pri zobrazení HR ako číslo zamestnanca).
Tento koncept je v SAP využívaný už dlhší čas a to najmä pre oblasť SAP CRM a SAP FI zmluvné účty (FI-CA). S príchodom S/4 HANA sa koncept Business Partner teraz celkovo používa pre dodávateľov aj odberateľov.
Kmeňové dáta
SAP Business Partner je súčasťou toho, čo sa nazýva kmeňové dáta. Kmeňové dáta sú údaje, ktoré sú potrebné na vykonávanie obchodnej činnosti organizácie. To kontrastuje s údajmi o transakciách, ktoré sa týkajú údajov vytvorených vykonávaním transakcií. Príkladmi transakčných údajov sú napr. predajné a nákupné objednávky, faktúry, ... a iné.
Kmeňové dáta vo všeobecnosti zostávajú určitý čas nezmenené a často sa používajú na uľahčenie vytvárania transakčných dát. Pokiaľ máme vytvoreného obchodného partnera tak ho možno zadať do predajnej zákazky alebo nákupnej objednávky. Tieto dáta automaticky dopĺňajú všetky dáta potrebné na zaevidovanie partnera na objednávke.
Kategórie obchodných partnerov
Obchodní partneri sa vytvárajú v kategóriách. Kategórie určujú polia dostupné na zadávanie všeobecných údajov. Existujú 3 rôzne kategórie obchodných partnerov:
organizácie,
ľudia,
skupiny.
Roly obchodného partnera SAP
SAP Obchodný partner slúži ako databáza každej osoby, skupiny alebo organizácie, ktorá je zapojená do podnikania. Obchodní partneri SAP môžu v rámci spoločnosti vykonávať rôzne funkcie - označujú sa ako roly.
Napríklad, ak je partnerom Zákazník a Dodávateľ, obe tieto roly môžu byť prepojené jedným objektom. Systém tak nebude musieť ukladať nadbytočné údaje pre viacero objektov. Namiesto ukladania viacerých objektov má obchodný partner pridané roly, ktoré zohľadňujú dodatočné údaje, ktoré partner potrebuje na pokrytie ďalšej úlohy, ktorú zohráva vo vašom podnikaní.
Obchodní partneri môžu byť vytváraní v toľkých rolách, koľko je potrebné.
Obrázok 1 Prepojenie rolí BP (zdroj: SAP)
Príklad rolí obchodných partnerov
Všetci obchodní partneri musia byť vytvorení v hlavnej roli (všeobecné dáta partnera). Všeobecné údaje zahŕňajú informácie o adrese, technické a iné formy identifikácie, daňové a všeobecné informácie o platbách.
1. Obchodný partner a predajná objednávka
Na spracovanie zákaziek odberateľa musí byť vytvorený obchodný partner v role zákazníka pre každú oblasť predaja (Predajnú organizáciu), v ktorej zákazník podniká, musia byť vytvorené samostatné údaje. Napríklad ak podnikáme vo viacerých krajinách a máme rôzne údaje pre jednotlivé krajiny musíme mať založené predajné organizácie pre jednotlivé krajiny a role aktualizované pre tieto predajne organizácie. Inak nebude možné v konkrétnej krajine vystavovať objednávky a faktúry.
V prípade, že používame pre jednotlivé krajiny samostatné právne entity (účtovné okruhy) musíme mať vytvoreného BP aj v roli FI zákazníka, aby bolo možné spracovávať predajné faktúry. Táto roľa musí byť vytvorená samostatne pre účtovný okruh, pretože údaje sa líšia podľa krajiny (IČ DPH, kontrolný účet hlavnej knihy, ...)
2. Obchodný partner a nákupná objednávka
Na spracovanie objednávok musí byť vytvorený obchodný partner v roli dodávateľa pre každú oblasť nákupu (Nákupná organizácia), v ktorej evidujeme dodávateľa a musia byť preň vytvorené samostatné údaje. Napríklad, ak má spoločnosť oblasť nákup v rôznych lokalitách a máme ich odčlenené pomocou nákupných organizácií je nevyhnuté vytvoriť samostatné údaje, ktoré budú používané v objednávkach napr. dodacie podmienky, mesto dodania a pod.
V prípade, že používame pre jednotlivé krajiny samostatné právne entity (účtovné okruhy) musíme mať vytvoreného BP aj v roli FI dodávateľa, aby bolo možné spracovávať predajné faktúry. Táto roľa musí byť vytvorená samostatne pre účtovný okruh, pretože údaje sa líšia podľa krajiny (IČ DPH, kontrolný účet hlavnej knihy, ...)
Ďalšie roly obchodných partnerov SAP
Zákazníci a dodávatelia sú najbežnejšími rolami obchodných partnerov. existujú však aj iné roly, v ktorých môže byť partner vytvorený. Medzi najbežnejšie patria dve roly používané v module riadenia finančného dodávateľského reťazca, ktorými sú úverový partner a inkasný partner.
Prvý sa používa na kontrolu bonity zákazníka, druhý sa používa na uchovávanie údajov o tom, ako by sa mala vykonávať inkasná činnosť, ak by sa zákazník stal po splatnosti.
Obrázok 2 Príklad rolí obchodných partnerov (Zdroj: SAP Systém)
Zamestnanecký obchodný partner je vo všeobecnosti pripojený k osobnému číslu z modulu SAP HR a takžiež sa používa na účely HR. Zodpovedný zamestnanec môže byť tiež pripojený k predajnej objednávky ako kontaktná osoba. Títo partneri sú vytvorení v kategórii Osoba.
Zmluvný partner je ďalšou rolou, ktorá sa vytvára v kategórii Osoba. Táto rola je niekto mimo spoločnosti - často sú to ľudia v spoločnostiach, ktoré sú dodávateľmi alebo zákazníkmi. Môžu byť priložené k objednávke odberateľa, aby označili osobu v spoločnosti, ktorej objednávka je určená, alebo ktorá by mala byť kontaktovaná, ak sa vyskytnú problémy s objednávkou. Kontaktnými osobami môže byť aj každý jednotlivec, s ktorým má vaša firma vzťah.
Okrem nich existuje niekoľko rolí špecifických pre dané odvetvie, ako napríklad obchodný partner finančných služieb, ktorý sa používa v module bankovníctva na zobrazenie všetkých účtov, ktoré má zákazník vo finančnej inštitúcii, alebo zmluvný partner, ktorý má evidovaný kontrakt pre poskytovanie služieb v oblasti telekomunikácií.
Business Partners a S/4HANA
V S/4HANA SAP obchodný partner nahradí Zákazníka SAP, Predajcu a všetky ostatné typy Partnerov okrem personálneho čísla SAP. Používatelia budú musieť prejsť na tento koncept, keď budú prechádzať na S/4HANA. Pre každého nového používateľa v SAP, ktorý bude pracovať v S/4H, je Business Partner základným konceptom, ktorý sa budete musieť naučiť pokiaľ sa chce stať užívateľom SAP.
Ako Vám ITMG môže pomôcť s Vaším projektom
Ak potrebujete ďalšie informácie o spracovaní Business parterov, prípadne spôsobe prechodu z existujúceho spôsobu spracovania partnerov na koncept Business partnera vo vašom systéme SAP (ECC alebo S/4HANA), neváhajte nás kontaktovať alebo požiadajte o stretnutie. Radi Vám pomôžeme.