V súčasnosti je pre malé a stredné podniky (MSP) napínavé obdobie. Internet, sociálne médiá a smartfóny im umožnili konkurovať veľkým zbraniam, ktoré boli kedysi k dispozícii iba veľkým korporáciám. Vzhľadom na to, konkurencia výrazne sťažila udržanie sa MSP. Stále viac a viac malých a stredných podnikov sa pýta, či potrebujú riešenie ERP (Enterprise Resource Planning).
Čo sú to ERP systémy?
Vďaka efektívnemu spravovaniu databáz ako aj možnostiam vytvárania prehľadov o stave jednotlivých procesov môžu ERP monitorovať obchodné zdroje, ako sú príjmy, materiály, objednávky, personálne a výrobné kapacity. Dokáže zvládnuť celú účtovnú infraštruktúru. Niektoré z nich dokonca prichádzajú s platformami pre lepšiu prácu so zákazníkmi - Customer Relationship Management (CRM).
Prečo ich MSP potrebujú?
Väčšina malých a stredných podnikov začala s jednoduchým prístupom „Začnime tam, kde sme. Použime to, čo máme. Urobme to, čo môžeme“. Malé spoločnosti s obmedzeným počtom finančných prostriedkov zvyčajne začínajú lacnejšími nástrojmi, ako sú napr. tabuľky - excel vládne podnikovým svetom 🙂. Údaje sa vkladajú do týchto tabuliek, vďaka čomu sa organizácia v rastúcom rozsahu stáva čoraz zraniteľnejšou voči chybám a únikom dôverných informácií, ako aj k dezinformáciám.
Všeobecne vnímajú malé a stredné podniky súvislosť so EPR systémami, že sú vhodnejšie pre veľké podniky z dôvodu vysokých nákladov na vlastníctvo, zložitosti implementácie a následných nákladov na údržbu. Posledné desaťročie však zaznamenalo príchod ERP balíčkov pripravených na použitie špeciálne navrhnutých pre malé a stredné podniky, ktoré ponúkajú ľahkú implementáciu. Najmä s príchodom a presadením cloud computingu vrátane flexibilných modelov ako sú napríklad pay per click, transaction a iné, sa kvalitné ERP stávajú aj možnosťou pre nich.
Ako môžu ERP systémy pomôcť MSP pripraviť sa na budúcnosť?
Udržiavanie údajov v tabuľkách sa môže zdať na prvý pohľad lacné, avšak s rastom malých a stredných podnikov rastú dodatočné náklady na ľudské zdroje a jednotlivé softvérové systémy pre každé oddelenie na správu údajov a podobne, čo sa nakoniec výrazne prejaví na poklese tržieb. V takomto konkurenčnom prostredí môže mať nedostatok integrovaného podnikového softvéru negatívny vplyv na podnikanie z dôvodu nedostatočnej kontroly nad jeho údajmi a tým aj nad jeho prevádzkou. Takto môžu ERP systémy pripraviť podniky na budúci úspech:
1. Informovanejšie rozhodovanie
Kľúčové obchodné rozhodnutia sa môžu prijímať okamžite kvôli dostupnosti presných informácií. Systémy ERP poskytujú centralizované údaje v reálnom čase. Najaktuálnejšie údaje sú ľahko dostupné v štandardných formátoch a plne autorizované. ERP systém umožňuje prijímať rýchle a presné rozhodnutia s väčšou mierou istoty. Dá sa dokonca ľahko porovnávať minulé a súčasné údaje. Dnešné ERP systémy už v zásade poskytujú analytické údaje ako súčasť svojej funkcionality. Preto sa činnosti súvisiace s rozpočtovaním, plánovaním a predpovedaním stávajú prirodzenejšími.
2. Zvýšená produktivita
ERP systém môže ukladať dáta na jednom mieste. S prepojením na rôzne externé zdroje dát ako sú napr. sociálne siete a pod. dostávajú používatelia v podniku oveľa presnejšie informácie o produktoch, materiáloch, dodávateľoch, ... na jednom mieste, v jednom systéme. Jednotlivec nemusí koordinovať s rôznymi oddeleniami, čakať, kým aktualizujú informácie, a triediť dáta prijaté v hárkoch Excelu do požadovaného formátu. ERP systém šetrí čas a vedie ku konzistentným a spoľahlivým informáciám s minimalizovaným rozsahom ľudských chýb. Väčšina operácií sa zefektívni a ľudia sa budú môcť sústrediť na samotné podnikanie.
3. Lepšia bezpečnosť a transparentnosť
Keďže údaje sú dostupné len všetkým oprávneným používateľom v reálnom čase a dajú sa kedykoľvek ľahko extrahovať, rozsah manipulácie s údajmi je ľahko kontrolovateľný. Systémy ERP tiež spravuje denník používateľov a ich činností, čo obmedzuje riziko zneužitia údajov a ich úniku do nesprávnych rúk.
Rovnaké informácie sú k dispozícii všetkým používateľom, a preto je rozsah nepravdivých údajov a skutočností tiež minimalizovaný. S relevantnými informáciami prichádza do styku oveľa menej ľudí, pretože zadávanie údajov do systému nie je vôbec zložité a oveľa dostupnejšie ako ich uchovávanie v tabuľkách a prínos pre požívateľov ich motivuje k vkladaniu údajov.
4. Zvýšená spokojnosť zákazníkov
ERP systémy zefektívňujú obchodné procesy, ktorých výsledkom je vyššia prevádzková efektívnosť. Poskytujú konzistentné a spoľahlivé výsledky. Môžu ušetriť náklady a takéto úspory by sa mohli preniesť na zákazníka. Z týchto dôvodov sa zákazníci môžu spoľahnúť na to, že objednávka je spracovaná a dodaná správne a včas. Môžu tiež očakávať určitý štandard kvality a hodnoty za peniaze. Keďže zamestnanci majú čas sústrediť sa skôr na samotný obchodný prípad, než na vykonanie transakcie, môžu prísť s väčším počtom produktov
Niektoré systémy ERP zahŕňajú aj systémy CRM, ktoré zlepšujú schopnosti organizácie v oblasti služieb zákazníkom a dokonca aj skúsenosti so službami zákazníkom. Je možné, aby podniky zhromažďovali spätnú väzbu a systematicky riešili sťažnosti. Systém umožňuje organizácii vytvárať pozitívne vzťahy so zákazníkom.
Obmedzenia implementácie ERP
Systémy ERP majú určité problémy. Pri výbere platformy pre ERP systém človek preberá zodpovednosť za každodennú skúsenosť mnohých ľudí. Projekt ERP je veľký záväzok, pokiaľ ide o náklady a jeho implementáciu. Vyžaduje si to úzke zapojenie vrcholového manažmentu.
Systémy ERP sú vytvorené tak, aby zodpovedali best practise v danom odvetví. Môžu byť prispôsobené pre potreby podniku. Treba si samozrejme zvážiť mieru prispôsobovania, pretože v budúcnosti skomplikovať aktualizácie riešenia a správu IT. Je známe, že neuvážené úpravy systémov ERP spôsobuje dlhodobé problémy. Malé a stredné podniky, ktoré implementovali systémy ERP bez prispôsobenia resp. s úpravou vlastných procesov podľa best practise, z toho získali obrovské výhody.
Myšlienky na záver
MSP, ktoré používajú systémy ERP, sú schopné lepšie spravovať svoje údaje a takisto sa aj ľahšie prispôsobovať aktuálnym výzvam. Systémy ERP zachovávajú dôvernosť, ponúkajú väčšiu flexibilitu v správe údajov a zvyšujú produktivitu. Umožňujú organizácii prijímať včasné a efektívne rozhodnutia. Môžu viesť k zvýšeniu predaja a ziskovosti. Znižuje to aj technologické zastarávanie v organizácii, takže je pripravené na dlhodobý úspech.
Comentarios